Postbus: online dossier en bestanden delen

door Sven van der Waal van Dijk | 24 augustus 2021

CoDrive Postbus / online Dossier

Het gemak van online bestanden delen

Er wordt veel gevraagd naar een gemakkelijke manier om bestanden met relaties te delen. In veel gevallen komt die vraag weer voort uit hindernissen bij het delen van grote bestanden. Dat is vaak lastig via e-mail. En met de AVG in het achterhoofd is bij vertrouwelijke documenten het gebruik van e-mail zeker niet handig.

Het probleem van externe tools

Bij tools als Google Drive, Dropbox en WeTransfer zijn er allerlei juridische haken en ogen; over privacy, eigendom van data en het ongevraagd delen van bijvoorbeeld e-mailadressen. Deze tools vragen ook extra handelingen: je moet de gegevens eerst uploaden voor je ze kan delen. Als je zo een hele set met bestanden als online dossier wil aanbieden, dan moet je dat dossier synchroon houden met de set aan gegevens in je normale werkomgeving. Dat is extra werk en gaat dus zeker een keer mis. Dus niet handig!

Postbus: naadloze integratie met de werkplek

Als alternatief op externe uitwisseldiensten heeft CoDesk de CoDrive ontwikkeld. Daarmee is (de gewenste) data binnen de werkplek direct beschikbaar in CoDrive. Uploaden is niet nodig, zorgen over synchronisatie zijn er niet en wennen aan ‘iets nieuws’ is ook niet nodig.

Op basis van CoDrive hebben we nu een kant-en-klare oplossing gebouwd waarmee onze klanten zelf de CoDrive voor een relatie naar keuze kunnen aanmaken. Die relaties krijgen dan een eigen login en wachtwoord (multi-factor authenticatie is mogelijk) en die relatie kan dan naar wens inloggen in een online omgeving of de data benaderen via een app of een ‘client’ voor Windows, Mac of Linux.

Die oplossing hebben we Postbus genoemd en bestaat uit 2 delen (voor dezelfde prijs):

een Inbox (voor uitwisseling van bestanden)
een Dossier (als een soort archief).

Inbox voor het delen van bestanden

De Inbox is gemaakt voor uitwisselen van data. Dus ook de extern relatie kan gegevens uploaden. De bestanden die deze relatie dan plaatst zijn direct zichtbaar binnen de werkplek bij CoDesk.
Externe relatie blij, want dit scheelt gedoe met bijlagen in de e-mail. Onze klant ook blij, want er is geen ‘vervuiling’ in de e-mailbox én de data staat direct op juiste plaats.

Dossier als digitaal archief

Naast de Inbox-folder staat er dan een folder die als online Dossier dient. Alles wat daarin staat, is voor de externe relatie ‘read only’. Onze klanten die in hun CoDesk werkomgeving werken bepalen zelf wat er in die folder staat. Ideaal voor het bewaren van dingen als jaarrekeningen, offertes, loonstroken, polissen, overeenkomsten etc.

En binnen de werkplek via CoDesk werkt dit gewoon vanuit de Windows Verkenner binnen de Desktop:

En de externe relatie ziet die structuur vanuit de CoDrive-website. Óf vanuit de app, óf vanuit de lokale client voor Windows / Mac. Ruime keuze dus.

Veilig, 100% Nederlands en AVG-proof

Omdat de opslag van data in CoDrive op dezelfde ‘storage’ draait als de opslag voor data voor onze werkplekken, zijn de garanties hetzelfde: AVG-proof in Nederland en met uitgebreide back-ups en encryptie. Dat is dus standaard geregeld.

Optie: direct lezen en bewerken van bestanden

Naast het aanbieden van een snelle en complete opzet voor het delen van bestanden en het aanbieden van digitale dossiers via Postbus hebben we CoDrive verrijkt met online Office-functionaliteit. Daarmee zijn bestanden binnen CoDrive (en daarmee ook binnen Postbus) direct te lezen en waar nodig te bewerken! Meer daarover lees je hier.

Eigen opties of eigen URL: het kan allemaal

Postbus hebben we ontwikkeld als direct antwoord op 80% van de vragen rond dit onderwerp van bestanden delen. Voor die resterende 20% is maatwerk geen probleem. Denk aan een andere mappenstructuur, een oplossing met eigen URL, ‘Look & Feel’ of andere integraties. Ons platform is gemaakt om ook daarop antwoord te geven. Gebruik onderstaande contactopties en laat wat van je horen!