Postbus: online dossier en bestanden delen

door | 24 augustus 2021

 

codrive-postbus-en-dossier

CoDrive Postbus / online Dossier

Het gemak van online bestanden delen

Er wordt veel gevraagd naar een gemakkelijke manier om bestanden met relaties te delen. In veel gevallen komt die vraag weer voort uit hindernissen bij het delen van grote bestanden. Dat is vaak lastig via e-mail. En met de AVG in het achterhoofd is bij vertrouwelijke documenten het gebruik van e-mail zeker niet handig.

Het probleem van externe tools

Bij tools als Google Drive, Dropbox en WeTransfer zijn er allerlei juridische haken en ogen; over privacy, eigendom van data en het ongevraagd delen van bijvoorbeeld e-mailadressen. Deze tools vragen ook extra handelingen: je moet de gegevens eerst uploaden voor je ze kan delen. Als je zo een hele set met bestanden als online dossier wil aanbieden, dan moet je dat dossier synchroon houden met de set aan gegevens in je normale werkomgeving. Dat is extra werk en gaat dus zeker een keer mis. Dus niet handig!

Postbus: naadloze integratie met de werkplek

Als alternatief op externe uitwisseldiensten heeft CoDesk de CoDrive ontwikkeld. Daarmee is (de gewenste) data binnen de werkplek direct beschikbaar in CoDrive. Uploaden is niet nodig, zorgen over synchronisatie zijn er niet en wennen aan ‘iets nieuws’ is ook niet nodig.

Op basis van CoDrive hebben we nu een kant-en-klare oplossing gebouwd waarmee onze klanten zelf de CoDrive voor een relatie naar keuze kunnen aanmaken. Die relaties krijgen dan een eigen login en wachtwoord (multi-factor authenticatie is mogelijk) en die relatie kan dan naar wens inloggen in een online omgeving of de data benaderen via een app of een ‘client’ voor Windows, Mac of Linux.

Die oplossing hebben we Postbus genoemd en bestaat uit 2 delen (voor dezelfde prijs):

  • een Inbox (voor uitwisseling van bestanden)
  • een Dossier (als een soort archief).

Inbox voor het delen van bestanden

De Inbox is gemaakt voor uitwisselen van data. Dus ook de extern relatie kan gegevens uploaden. De bestanden die deze relatie dan plaatst zijn direct zichtbaar binnen de werkplek bij CoDesk.
Externe relatie blij, want dit scheelt gedoe met bijlagen in de e-mail. Onze klant ook blij, want er is geen ‘vervuiling’ in de e-mailbox én de data staat direct op juiste plaats.

Online files en dossiers delen

Dossier als digitaal archief

Naast de Inbox-folder staat er dan een folder die als online Dossier dient. Alles wat daarin staat, is voor de externe relatie ‘read only’. Onze klanten die in hun CoDesk werkomgeving werken bepalen zelf wat er in die folder staat. Ideaal voor het bewaren van dingen als jaarrekeningen, offertes, loonstroken, polissen, overeenkomsten etc.

En binnen de werkplek via CoDesk werkt dit gewoon vanuit de Windows Verkenner binnen de Desktop:

codrive-postbus

En de externe relatie ziet die structuur vanuit de CoDrive-website. Óf vanuit de app, óf vanuit de lokale client voor Windows / Mac. Ruime keuze dus.

Veilig, 100% Nederlands en AVG-proof

Omdat de opslag van data in CoDrive op dezelfde ‘storage’  draait als de opslag voor data voor onze werkplekken, zijn de garanties hetzelfde: AVG-proof in Nederland en met uitgebreide back-ups en encryptie. Dat is dus standaard geregeld.

Optie: direct lezen en bewerken van bestanden

Naast het aanbieden van een snelle en complete opzet voor het delen van bestanden en het aanbieden van digitale dossiers via Postbus hebben we CoDrive verrijkt met online Office-functionaliteit. Daarmee zijn bestanden binnen CoDrive (en daarmee ook binnen Postbus) direct te lezen en waar nodig te bewerken! Meer daarover lees je hier.

Eigen opties of eigen URL: het kan allemaal

Postbus hebben we ontwikkeld als direct antwoord op 80% van de vragen rond dit onderwerp van bestanden delen. Voor die resterende 20% is maatwerk geen probleem. Denk aan een andere mappenstructuur, een oplossing met eigen URL, ‘Look & Feel’ of andere integraties. Ons platform is gemaakt om ook daarop antwoord te geven. Gebruik onderstaande contactopties en laat wat van je horen!

Er is altijd meer te vertellen dan wat er op deze pagina past en er zijn vast nog vragen van jouw kant. Bij een kop koffie is dat snel besproken.
Via onderstaande knop regel je snel een kop koffie. Geheel vrijblijvend. Maar dat spreekt wat ons betreft voor zich.

Meest recente artikelen

Ongevraagde updates – ICT irritatie #6

Aaargh... weer nieuwe updates Van Windows, Office, je boekhoudsysteem, anti-virus software of wat dan ook. Allemaal willen ze je aandacht en bijna altijd op ongewenste momenten. Nog erger is het als diezelfde software voor jou besluit dat je PC opnieuw moet worden...

Wat mag een online werkplek kosten?

Wat kost dat nou... zo'n werkplek? We zien dat bezoekers van onze site bijzonder geïnteresseerd zijn in de vraag: wat mag een online werkplek kosten. Of wellicht beter: de kosten van het beheer van een werkplek. De vraag is makkelijk gesteld, maar het antwoord is iets...

Kat in de zak – ICT irritatie #5

ICT en kantoorautomatisering: een kat in de zak Wat dus echt irritant is met de ICT is dat het ‘gewoon’ moet werken, zo ingewikkeld niet zou moeten zijn, terwijl je leverancier meteen een contract voor meerdere jaren wil afsluiten en je zelf eigenlijk geen idee hebt...

Stemmetjes in je hoofd – ICT-irritatie #3

Weer die stemmetjes in je hoofd Alsof je je irritante collega weer hoort met die dingen die nog moeten, waar je echt geen zin in hebt. Waarvan je maar zegt dat ze (nu) niet belangrijk zijn, ook al weet je dat dat niet waar is …! Het is stiekem wel belangrijk. Maar het...

Te duur?

Je bent niet alleen als je het gevoel hebt dat je IT te duur is. Want je krijgt voor ieder klein dingetje een factuur: Office, een tooltje hier, tooltje daar, licenties, servers, internet, etc. Het telt snel op en varieert sterk per maand.

En het is niet altijd even duidelijk waar je nu precies voor betaalt, maar je wilt het risico niet lopen dat er iets omvalt, dus dan toch maar betalen.

CoDesk is transparant in wat alles kost. En vooral ook dat je vooraf weet waar je wel en niet voor betaalt. Zelf houden we ook niet van verrassingen en onduidelijkheden. We bieden een heel pallet aan diverse werkplekken: voor de medewerker die alleen een formulier moet kunnen invullen of online e-mail moet kunnen gebruiken tot een plek waar volledig secure de zwaarste applicaties moeten kunnen draaien.

Voor elk budget zijn er mogelijkheden. Je zit nergens aan vast, je kan per maand schakelen tussen de verschillende opties, dus je bent volledig flexibel in kosten én opties.

We hebben de verschillende opties met alle kenmerken zoals de kosten voor je op een rijtje gezet, klik hier voor de hele vergelijking.

Gratis advies

Niet flexibel?

Wil je een simpele aanpassing en krijg je te horen dat het niet kan? Wordt iedere wens voor verandering geblokkeerd omdat je systeem verouderd is? Of is het je huidige leverancier die maar één manier van werken heeft en dat is zíjn manier van werken? En alleen voor veel geld kan het anders?

CoDesk biedt een volledig flexibele opzet met migraties zonder set-upkosten. Daarna is het mix & match uit al onze diensten. Van de simpelste mailbox op je telefoon tot een high-end eigen infrastructuur met alles er op en er aan.

Voor elk budget zijn er mogelijkheden. Je zit nergens aan vast, je kan per maand schakelen tussen de verschillende opties, dus je bent volledig flexibel in kosten én opties.

We hebben de verschillende opties met alle kenmerken zoals de soorten werkplekken voor je op een rijtje gezet, klik hier voor de hele vergelijking. 

Gratis advies

Verouderde IT

Leeftijd komt met beperkingen. En die beperkingen – zeker in IT – zitten je in de weg. Bijvoorbeeld je provider die je forceert om tegen betaling naar een andere server te gaan. Of je software die meldingen geeft end-of-life te zijn, terwijl upgraden niet zomaar kan, je data raakt en je IT-leverancier er al gretig een fikse offerte voor heeft neergelegd.

Kortom, aIs jouw IT-omgeving niet meer up-to-date is, dan beperkt je dat in je mogelijkheden en het is ook nog eens een beveiligingsrisico. Tijd om er wat aan te doen!

Bij CoDesk hebben we alles al klaar staan om jouw omgeving weer helemaal bij de tijd te brengen. En dat kost je nog niks ook. Sterker nog: je mag het eerst gratis proberen. Geen catch!

Je zit dus nergens aan vast, je kan zonder risico's testen en daarna per maand schakelen tussen de verschillende opties. Je bent volledig flexibel in kosten én opties. En heel belangrijk: wij houden jouw omgeving ook altijd up-to-date.

Gratis advies

Wel of niet veilig?

Lastig om zelf te bepalen in een wereld waar de dingen zo snel veranderen. Niet alleen qua techniek, maar ook op het gebied van wetgeving.

Gelukkig hoef je ook niet zelf te doen. CoDesk bouwt haar diensten op basis van haar ISO27001 certificering en met oog voor de zaken die bedrijven geregeld moeten hebben qua ICT. Denk aan waarborgen ten aanzien van de AVG en bewaartermijnen voor de fiscus. Maar denk ook aan anti-malware bescherming, back-up strategieën en monitoring. Alles zit er eigenlijk al in. 

Dat scheelt jou weer kopzorgen. Hoef je je alleen nog maar bezig te houden met hoe je wil werken

Gratis advies

Andere vraag?

Heb je een andere vraag of wil je concreet advies over een onderwerp? We gaan graag even met je zitten om te kijken wat we voor je kunnen doen. We zijn sowieso fan van leuke maatwerkoplossingen (waar we dan graag weer een standaard voor verzinnen) en tijdens een bak koffie borrelen vaak de best ideën op.

Kost je niks, kan veel opleveren!