CoDesk OTP is een 2-factor authenticatiesysteem. Naast het hebben van een geldige login naam en wachtwoord wordt gebruikers bij het inloggen van de Desktop gevraagd om een eenmalige code op te geven. Deze code wordt per SMS en (optioneel) per e-mail verstuurd.

Locaties als de gebruikelijke kantoorlocatie(s) en geregistreerde thuiswerkplekken kunnen op basis van ‘whitelisting’ worden uitgezonderd van het vragen naar de OTP-code. Locaties worden herkend aan de hand van het externe IP-adres van die locatie.

Op verzoek kan OTP voor elke klant geactiveerd worden via een verzoek aan service@codesk.nl. Na activering kan de klant aangeven welke IP-adressen bij kantoorlocaties horen. Indien gewenst kan er per medewerker ook een IP-adres als thuiswerklocatie worden geregistreerd.
Ten slotte moet in ITM per persoon het mobiele nummer en eventueel het e-mailadres geregistreerd worden.

Na deze voorbereiding logt de gebruiker zoals gebruikelijk in, maar verschijnt bij het starten van een sessie dan een tussenstap in de vorm van het controleren van het IP-adres.

Bepalen van het IP-adres
Bij het inloggen wordt gekeken wat het IP-adres van de computer van de gebruiker is. De melding is dan ‘Getting IP address…’.  Dit duurt enkele seconden.

Inloggen op een kantoorlocatie (HQ)
Indien het IP-adres overeenkomt met een geregistreerde kantoorlocatie, dan wordt de melding getoond ‘HQ IP Allowed!’.
Daarna gaat het inloggen normaal verder. Er wordt niet om een extra code gevraagd.

Inloggen op een thuiswerklocatie
Indien het IP-adres overeenkomt met dat van de geregistreerde thuiswerklocatie, dan wordt de melding getoond ‘Home IP Allowed!’.
Daarna gaat het inloggen normaal verder. Er wordt niet om een extra code gevraagd.

Inloggen op een andere locatie
Als er geen geautoriseerd IP-adres wordt gevonden, dan wordt er nummerieke code gevraagd. Die wordt naar het in ITM geregistreerde mobiele nummer gestuurd. Additioneel kan deze code ook naar een (extern) e-mailadres worden gestuurd.
Elke verzonden code is 3 minuten geldig. Na het verstrijken of na het invoeren van een verkeerde OTP-code wordt de sessie direct uitgelogd.

Opnieuw verbinding maken met bestaande sessie.
Als de sessie (na inactiviteit of bijvoorbeeld het haperen van de internetconnectie) weer opgepakt wordt, dan wordt gekeken of het IP-adres hetzelfde is gebleven.
Zo ja, dan verschijnt even de melding ‘Reconnected’. Daarna kun je weer verder werken.
Indien nee, dan volgt weer de controle op IP-adres van de kantoorlocatie of de thuiswerkplek.

De manier om e-mail via CoDesk instellen op een mobiele telefoon (of tablet) is erg afhankelijk van merk en type telefoon en in sommige gevallen ook nog van de app die gebruikt wordt. Een algemene instructie is daarom niet te geven.

Maar los van het apparaat of app, de settings zijn echter wel altijd hetzelfde, ook al zal de benaming van de onderdelen of de indeling van een configuratiescherm per apparaat / app iets schelen.

De settings zijn:

• Soort account: Exchange
• E-mailadres: het e-mailadres waarmee binnen de CoDesk-omgeving gemaild wordt
• Gebruikersnaam: het e-mailadres (doorgaans ook de netwerklogin)
• Wachtwoord: standaard netwerkwachtwoord
• Server: webmail.codesk.nl
• Domein: leeglaten / niks invullen
• SSL gebruiken: Ja

Nota bene: steeds meer devices proberen op basis van ‘autodiscover’ de juiste settings op te halen zonder dat je als gebruiker iets nog anders moet doen dan alleen je e-mailadres op te geven. Dus in specifieke gevallen is dat voldoende. 

Naast een eigen, persoonlijke mailbox zijn er nog andere soorten mailboxen die juist voor gebruik tussen / met collega’s bedoeld zijn.

Distributiegroep / Mail List

De eerste variant is eigenlijk geen mailbox maar een verwijzing naar meerdere mailboxen via een distributiegroep (Mail List in ITM). Dit is een e-mailadres waar ontvangen mail direct wordt doorgestuurd.

Voordeel

• Een dergelijk e-mailadres kan voor alleen intern, alleen extern of juist intern én extern gebruik ingesteld worden.
• Ontvangen mail wordt direct doorgestuurd naar alle leden van deze lijst, dus een mooie manier om groep mensen in 1 klap te informeren.

Nadeel

• Met deze vorm is het niet zichtbaar of de mail door iemand wordt afgehandeld. Niet de aangewezen optie voor zaken die afhandeling nodig hebben.

Pseudo shared mailbox (met name voor gebruik op een smartphone)

Deze vorm is feitelijk een persoonlijke mailbox, maar met gedeelde inloggegevens. Dat kan handig zijn voor een mailbox die bij medewerkers naast hun eigen mailbox op hun smartphone moet kunnen draaien.

Typisch gebruik is bijvoorbeeld een mailbox voor een storingsdienst die 24/7 bereikbaar moet zijn.

Voordeel

• Kan eenvoudig ingesteld worden op bijvoorbeeld een smartphone
• Heeft eigen logingegevens die eenvoudig zijn te beheren in ITM

Nadeel

• Volgt het ingestelde wachtwoord beleid (dus moet periodiek aangepast worden)

Shared mailbox – 2 varianten

Er zijn 2 varianten mogelijk waarbij de keuze vooral hangt op de keuze waar de verwerking van (verzonden) mail plaats moeten vinden.

VARIANT 1 – Voor directe samenwerking en verzending vanuit een algemeen adres
Deze variant is voor een gedeelde mailbox gebruikt wordt door meerdere mensen die onder de identiteit van de mailbox moeten werken. Collega’s kunnen goed zien wat er gecommuniceerd is  en welke mail wel of niet al verwerkt / gelezen is.

Typisch gebruik is bijvoorbeeld een mailbox voor algemene functies, denk aan Info@ of Service@. Waar nodig kan de mailbox ook nog op een smartphone geïnstalleerd worden voor verwerking buiten kantoortijden.

Voordeel

• Als je vanuit deze mailbox werkt, dan wordt ook automatisch als die mailbox mail verzonden
• Verzonden mail komt in de Verzonden Items van deze mailbox, niet in de individuele mailbox van de medewerkers
• Kan eventueel ingesteld worden op bijvoorbeeld een smartphone (als een apart account. Het wachtwoord is wel fixed, zeer complex en lang)

Nadeel

• De toegewezen shared mailboxen zijn niet zichtbaar op een smartphone, daar wordt alleen de persoonlijke mailbox getoond.
• Er is handmatige actie nodig om de mailbox(en) in Outlook zichtbaar te maken (‘automapping’ is niet actief)
• Je kan zelf niet de correcte rechten zetten op de mailbox in CoDesk, dit moet vooralsnog via service@codesk.nl gebeuren.

Activering

In ITM een shared mailbox aanmaken (als die er nog niet is) en daarna via service@codesk.nl vragen om gebruikers toegang te geven. Dus zelf geen rechten uitdelen op deze shared mailbox! (we werken nog aan methode om het simpel in ITM te verwerken.)

De mailbox wordt niet vanzelf zichtbaar in Outlook. De betreffende persoon moet na de autorisatie in ITM het volgende doen om de mailbox te kunnen gebruiken.

Shared mailbox toevoegen in Outlook

Klik op Bestand in Outlook en kies dan voor Account toevoegen:

Daarna kan je het e-mailadres van de gewenste mailbox invoeren:

Daarna krijg je nog de vraag om aan te geven wat voor soort mailbox je toevoegt. Kies dan voor Exchange:

Bij de (eventuele) vraag om in te loggen gebruik je je eigen inloggegevens (credentials). Dat klinkt wellicht gek, maar jij hebt rechten gekregen op die mailbox vanuit je eigen account.
N.B. vergeet niet om “Remember my credentials”aan te vinken!

Daarna is de mailbox toegevoegd aan Outlook. Sluit en open Outlook daarna weer om alle aanpassingen door te voeren en te testen.

VARIANT 2: voor het ontvangen van mail op een algemeen adres en persoonlijke verwerking
Deze variant  is  voor een mailbox die door meerdere mensen in de gaten gehouden moet worden en waarvan de mail daarna vooral persoonlijk wordt verwerkt.

Typische voorbeelden zijn HR@ en Aanmelding@. Daar wil je doorgaans dat er daarna persoonlijk gereageerd wordt. De verwerking van mail in deze mailboxen is ook doorgaans alleen tijdens reguliere werktijden nodig.

Voordeel

• Een algemeen adres  is makkelijk om te communiceren en om persoonlijke afhankelijkheden te voorkomen.
• Mensen antwoorden vanzelf vanuit hun eigen mailbox.
• Er is mogelijkheid om toch te versturen namens deze mailbox.
• Mensen die rechten hebben op deze mailbox krijgen die vanzelf geconfigureerd in Outlook (‘automapping’ is actief)

Nadeel

• De toegewezen shared mailboxen zijn niet zichtbaar op een smartphone, daar wordt alleen de persoonlijke mailbox getoond.
• Reageren als deze mailbox vraagt een handmatig selecteren van het Van:-adres
• Verzonden mail komt in de map Verzonden items van degene die verstuurt.

Activering

In ITM een shared mailbox aanmaken (als die er nog niet is) en daarna bij die shared mailbox aangeven of de betreffende persoon rechten moeten hebben op de mailbox (Full Access) en of deze persoon ook mag verzenden als (Send As).
Daarna wordt binnen een paar minuten de mailbox vanzelf zichtbaar in Outlook. Even Outlook sluiten en weer openen kan dit proces versnellen.

Stap 1: Haal het RDP programma Microsoft Remote Desktop op uit de app store en installeer het.

---

Stap 2: Start het programma daarna vanuit het Dock (taakbalk)

 

 

---

Stap 3: Start een nieuwe connectie door op de + te drukken:

 

 

 

---

Stap 4: Er opent een scherm om een nieuwe connectie vast te leggen

 

 

 

 

 

 

---

Stap 5: Geef de connectie een naam bij Connection Name.

 

 

 

---

Stap 6: Vul de PC name in. Hier wordt  bedoeld de naam van serverfarm waar uw sessie zal draaien.
Met serverfarm bedoelen we een verzameling (farm) van gelijke servers waar uw Windows sessie wordt opgestart.

 

 

 

*<ZIE HIERONDER> = De naam van de farm kun je opvragen bij jouw ITM’er of je vraagt even wat een collega heeft staan. Anders bel je onze servicedesk. De naam eindigt op ‘. codesk.nl’ .

---

Stap 7: Nu moet er een Gateway ingesteld worden. Kies voor “Add gateway”.

 

 

 

---

Stap 8: In het scherm wat dan opent kun je een Gateway toevoegen.

Klik op het plusje links onderin.

 

 

 

 

 

 

---

Stap 9: geeft de Gateway een naam en vul de servernaam in.

 

Laat Username en Password leeg!

De naam van de server kun je opvragen bij jouw ITM’er of je vraagt even wat een collega heeft staan. Anders bel je onze servicedesk. De naam eindigt op ‘. codesk.nl’

 

 

 

---

Stap 10: Controleer de configuratie.

1. De connectie heeft een (zelfgekozen) naam

2. De PC naam is ingevuld

3. de Gateway is ingevuld

4. Controleer de settings bij Resolution en verder. Als je niet wat je moet instellen, neem dan de getoonde opties over.

 

 

 

 

---

Stap 11: Instellen van sessie settings.

Switch naar het tabblad Session

1. Activeer Forward printing devices als je de lokaal geïnstalleerd printer(s) op jouw Mac ook in de remote desktop sessie bij CoDesk wil gebruiken

2. Kies bij Sound voor Play on device als je het geluid vanuit de remote desktop sessie bij CoDesk wil kunnen horen.

 

 

 

 

---

Stap 12: Instellen van folder redirection

Folder redirection op een Mac zorgt er voor dat een folder op jouw Mac als een ‘drive’ wordt meegenomen in jouw sessie bij CoDesk. Dit is handig om snel gegevens tussen de Mac en de sessie heen en weer te halen.

Switch naar het tabblad Redirection

1. Zet het vinkje Enable folder redirection aan.

2. Klik op de + linksonder

3. Geef een naam op voor de connectie met de lokale folder en wijs via Browse de gewenste lokale folder aan

4. Klik de gewenste folder (of maak een nieuwe met New Folder) en klik dan op Choose.

5. Controleer de configuratie. Je ziet de ‘redirection’ met de naam die je er aan gegeven hebt en het lokale pad op jouw Mac naar die folder.

 

---

Stap 13: Configuratie afsluiten

Sluit de configuratie en in het hoofdscherm van de RDP-applicatie zie je nu je aangemaakt connectie staan onder My Desktops. Die kan je nu vanaf hier starten

 

 

 

 

 

 

 

 

---

Stap 14: Eerste keer connectie maken

1. Start de connectie en dit scherm verschijnt

2. Check of de juiste map als drive wordt gekoppeld

3. Merk op dat het klembord (clipboard) en de lokale printers worden gekoppeld (op basis van eerder opgegeven voorkeuren)

4. Do not ask again for connections to this computer aanvinken indien gewenst

 

 

 

Nota Bene De logingegevens voor de PC (dus de server bij CoDesk) worden ook gebruikt voor de Gateway. Die hoef je niet apart op te geven.
Zijn er bij de Gateway wél aparte inloggegevens vastgelegd, dan kan je na een aanpassing van je wachtwoord een melding krijgen over Invalid TS Gateway credentials.
Pas die gegevens dan aan of haal ze weg bij het onderdeel Gateway in configuratie van je sessie.