Wat kost dat nou… zo’n werkplek?
We zien dat bezoekers van onze site bijzonder geïnteresseerd zijn in de vraag: wat mag een online werkplek kosten. Of wellicht beter: de kosten van het beheer van een werkplek.
De vraag is makkelijk gesteld, maar het antwoord is iets minder makkelijk te geven. Aangezien we wel van een uitdaging houden doen we met deze blogpost een serieuze poging. En waarom ook niet. Van een gemiddelde leaseauto krijg je duidelijk een specificatie, de kosten voor een mobiele telefoon zijn ook simpel, dus waarom zou dat met een werkplek voor je kantoorautomatisering niet kunnen?
Wat is een ‘werkplek’?
Helaas begint het met een soort ‘definitie’-ding. Een werkplek is namelijk geen eenduidig begrip. En daardoor is het al snel appels met peren vergelijken wordt. Was het maar zo simpel als een auto of een telefoon. Een VW Golf bij een accountantskantoor is hetzelfde als een VW Golf bij een kinderopvangorganistie. Hetzelfde geldt voor een mobiele telefoon. Maar de inrichting van de digitale werkplek is echter totaal anders bij deze organisaties.
Wij hanteren daarom als definitie voor de werkplek: het gestructureerd en veilig bij elkaar brengen van alle digitale componenten waarmee iemand zijn of haar werk kan doen.
Je ziet in die definitie al meteen een hoop variabelen of afhankelijkheden. Het gaat om de persoon die zijn of haar werk moet doen, maar zeker ook over wat het inhoudt om in díe situatie gestructureerd en veilig te werken. Denk aan de combinatie van een account (login), e-mail en toegang tot applicaties en data. En anders dan bij leaseauto en mobiele telefoon zijn dat veel meer variabelen.
Meer variabelen is ook meer keuzes die gemaakt moeten worden. En dan hebben we het nog niet gehad over hoe je dat dan doorrekent in een vergelijkbare prijs. Is dat per gebruik, per tijdseenheid, of wellicht als functie van meerwaarde?
Wat zegt de literatuur?
Gelukkig zijn we niet de eerste die deze vraag oppakt. Als we even zoeken over wat een online werkplek mag kosten, dan lezen we in dit artikel van RTL Nieuws dat in 2014 er al 2569 euro per jaar per werkplek voor ICT werd gerekend. Dat is 214 euro per maand! En dat is volgens het artikel nog zónder kosten voor specifieke software.
In de GGZ-wereld ging in 2013 al een bedrag rond van €3597 per jaar per werkplek.
In een recente inventarisatie binnen de accountancy (sept 2022) wordt al € 5.866 per FTE genoemd (da’s bijna 500 euro per maand… )
Uit deze voorbeelden blijkt wel dat kosten worden teruggerekend naar FTE of medewerkers (wat nog best van elkaar kan verschillen….). Maar in ieder geval iets in de vorm van ‘overhead‘, dus per ‘hoofd.
Kijkend naar de hoogte van de (heftige) bedragen wordt echt alles wat met ICT te maken heeft meegerekend. Hardware, software, onderhoud, support en van die verborgen kosten onder andere kostenplaatsen vallen, zoals stroom en productieverlies bij storingen. Dat moet wel als je aan zulke bedrage komt. Maar de beleving van deze kosten is echter totaal anders.
De beleving van de ondernemers
Het gekke is namelijk dat als je een doorsnee ondernemer vraagt wat ICT mag kosten, dan zal die ergens tussen de 20 en 50 euro per maand per werkplek noemen.
Uitgaand van die 50 euro als maximum: dat is dan 300 euro per jaar per werkplek.
Er zit dus (nogal) veel licht tussen wat de gemiddelde ondernemer schat en wat brancheorganisaties en onderzoekbureaus uitrekenen.
Waar zit het verschil? Dat is op zich niet zo moeilijk te verklaren. Een gemiddelde ondernemer rekent het -op basis van onze ervaring- achter op een bierviltje zo uit voor een medewerker die een computer nodig heeft:
- Aanschafkosten van een computer (staat in het krantje van Mediamarkt)
- Office-software en nog wat aanvullend spul (we doen een slag in de lucht)
- Vervolgens 1 en 2 optellen en delen door 60 maanden (want dat moet van de fiscus) en klaar!
Reken even met 1000 euro voor een notebook en 1000 euro aan software en dan ben je voor zo’n 33 euro per maand klaar. Toch? En voor een gebruiker die alleen wat e-mail nodig heeft moet 5 euro echt de max zijn. Opslag? Voor nog 50 euro heb je tegenwoordig al meer dan een terabyte ruimte volgens datzelfde krantje van de Mediamarkt.
Wat iedereen -standaard- vergeet zijn de eenmalige en indirecte kosten (op andere kostenplaatsen): een notebook haalt die 60 maanden doorgaans niet, het ICT-mannetje dat langs komt, de set-up kosten, servers, beveiliging, updates, het netwerk, de back-up en ondersteuning plus de meer triviale zaken als de investering in kennis, administratie, stroom en productieverlies (ICT kost nog meer als het niet werkt).
Bij elkaar dus veel meer dan je aanvankelijk denkt en op de achterkant van een bierviltje past.
Wat een digitale werkplek echt kost
Tja, de ‘kosten’ zijn dus afhankelijk van vorm en manier van berekenen. Maar wij hebben er natuurlijk wel een mening over, want met zowel de berekening door accountants als die van ‘de ondernemer’ kunnen we niks. Beide zijn te vaag te ver van de realiteit.
Daarom gaan wij uit van oplossingen die los van specifieke hardware draaien en waar alle verborgen kosten al in zitten. Dus set-up, licenties, (een echte goede) back-up, onderhoud, support, certificering en zelfs de stroom in het datacenter.
Door telkens met dezelfde aanpak te werken hebben we per functionaliteit van de werkplek duidelijk omlijnde pakketjes gemaakt. Denk aan een online werkplek, een lokaal beheerde werkplek, telefonie, opslag van data, webhosting en alles wat je verder nog nodig hebt aan inrichting. Daar hebben we vervolgens vaste prijzen per maand per gebruiker voor. Simpel, overzichtelijk en vooral betaalbaar.
Het kan dus wel als je het ons vraagt. Dat is ook waar onze drijfveer al die jaren zat. Zorgen voor makkelijk te beheren pakketjes die ondertussen nog steeds de flexibiliteit bieden die klanten en met name eindgebruikers vragen.
Voor lokaal beheer van werkplekken hebben we trouwens nu ook een oplossing klaar staan. Ook hier met diezelfde ‘all inclusive’ aanpak!
De meeste voorkomende medewerkers
Door onze aanpak weten we exact wat een werkplek per maand kost. En ook nog per soort werkplek. Dus dat kan jij als benchmark gebruiken.
Voor het gemak onderscheiden we hier de meest voorkomende ‘soorten’ medewerkers in termen van hoe de werkplek gebruikt wordt.
De hardcore kenniswerker op kantoor
Deze medewerker werkt op kantoor op een vaste werkplek en gebruikt naast mail en Office een of meer specifieke ‘on premise’ applicaties met bijbehorende infrastructuur.
Deze medewerker is voor onze diensten met 70 euro per maand helemaal klaar. Dan moet er alleen nog een PC en wat stroom bij. Met een afschrijving in 60 maanden kom je dan rond de 90 euro per maand uit.
De ‘alleen mail en wat data’ medewerker
Dit is het profiel voor bijvoorbeeld de buitendienstmedewerkers. Die moeten kunnen mailen, een urenregistratie invullen, bedrijfsinformatie raadplegen en soms wat bewerken. Dat kan allemaal ‘online’. Zo iemand kost inclusief computer ergens rond de 30 euro per maand.
De altijd-en-overal medewerker
Ook een veel voorkomend profiel: de medewerker die zowel op kantoor, thuis als bij klanten werkt. Denk aan consultants, salesmensen etc. Dit zijn zware gebruikers van mail, wat online tools en Office. Wat ze minder kosten aan applicatiebeheer als een harcore kennismedewerker kosten ze vaak meer aan het beheer van laptops. Voor deze mensen moet je daarmee ook rekenen op ongeveer € 90 euro per maand.
Doe de check
Bij elk van deze medewerkers kan je nu bepalen of jouw kosten in lijn liggen. Dan heb je op zijn minst een benchmark voor de vraag “Wat mag een online werkplek kosten?”
Want betaal je meer, dan is de vraag: wat heb je dan meer? Kan je aanwijzen waar jouw inrichting de meerprijs rechtvaardigt?
En betaal je minder? Heb je dan ook echt alles? Set-up, hardware, licenties, (een echte goede) back-up, beveiliging, onderhoud, support, certificering etc?
We kunnen helpen!
Is het toch een lastige puzzel om uit te rekenen hoe het zit met jouw online werkplek kosten? Of om te bepalen wat je nu precies wel of niet hebt? We helpen je graag. Bel ons, laat een bericht achter via onze contact-pagina of plan een afspraak in met Ben via onderstaande knop.