Help, waar moet ik zijn? Waar staan mijn documenten?
Voor nieuwe medewerkers een lastige vraag. Voor mensen die nieuwe medewerkers moeten inwerken is het best een klus om dat allemaal te vertellen. En voor mensen die na een goede vakantie terug komen ook nog wel eens een vraag merken we.
Is daar nou geen handige oplossing voor te bedenken? Iets wat simpel werkt en voor iedereen hetzelfde werkt?
Moderne oplossing, oud probleem
Het bieden van zo’n duidelijk startpunt is oud probleem. De oplossing was een uniforme remote desktop-omgeving, zoals we die altijd al aanbieden. 1 manier van inloggen, gelinkt aan 1 makkelijke link die iedereen kan onthouden, een opzet die alle andere collega’s ook hebben en toegang tot gegevens die op basis van je functie voor je worden klaargezet.
Maar nu…. waar klanten nu meer kiezen voor Microsoft 365 en werken op los aangeschafte notebooks (en nog een enkele PC) is dat toch even anders geworden. Die ‘modern workplace’ heeft last van oude problemen. Want die eigen computer moet je dan wel zelf instellen, zelf alle koppeling met mail, SharePoint en OneDrive instellen etc.
De standaard die Microsoft biedt is basaal
De standaard tools die Microsoft biedt zijn nogal basaal. Voorbeeld: de persoonlijke pagina van SharePoint geeft je de links naar gebruikte SharePoint sites en eerder gebruikte documenten. Handig, maar als je nog nergens geweest bent, waar moet je dan zijn??
En alle Microsoft toepassingen hebben ook weer een eigen adres:
-
- https://outlook.office.com/mail
- https://outlook.office.com/calendar/view/month
- https://teams.microsoft.com
- https://www.microsoft365.com/launch/word
- https://www.microsoft365.com/launch/excel
- https://www.microsoft365.com/launch/powerpoint
- https://www.microsoft365.com/launch/onenote
- https://tasks.office.com
- https://forms.office.com
- https://myaccount.microsoft.com
- https://myaccount.microsoft.com/groups
- https://www.microsoft365.com/mycontent
- https://myapps.microsoft.com
Dat zijn best een hoop linkjes om te onthouden….. en ook niet consistent qua naamgeving. Je moet voor je webmail weer inloggen op een totaal andere site dan voor Excel online en dat lijkt qua adres weer niet op bijvoorbeeld Teams.
Een consistente gebruikerservaring is key
Wat organisaties willen is rust en gemak. Dat bereik je op het gebied van automatisering vooral door te zorgen dat de gebruikerservaring steeds hetzelfde is, ongeacht waar je werkt. Als het kan ook nog los van hoe je werkt.
Onze remote desktop diensten doen precies dat: 1 adres en het maakt niet uit achter welke computer je zit. Of je nou Windows, Mac of Linux draait, het is altijd die vertrouwde opzet die alleen verandert als de organisatie dat vraagt.
Maar nu steeds meer klanten voor Microsoft 365 kiezen i.cm. lokaal beheerde computers, wordt het aanbieden van die “consistente gebruikerservaring” lastiger. Plus: Microsoft blijft sleutelen aan hun diensten… Probeer dat maar eens bij te houden.
Zoeken naar stabiele en gestandaardiseerde oplossingen
Dat een versnipperd IT-platform issues geeft is vervelend voor onze klanten, maar wij hebben daar als ICT leverancier ook last van.
Onboarding van nieuwe klanten vraagt bijvoorbeeld veel meer tijd en nieuwe medewerkers zoeken zich vaak rot bij hele simpele zaken als: waar moet ik inloggen, waar vind ik de documenten om mijn werk te doen?
Die medewerkers bellen dan nogal eens naar ons met dit soort vragen. Of de werkgever (onze klant) moppert dat het allemaal toch een beetje tegenvalt met het werken met Microsoft 365. Dat straalt dan toch weer op ons af.
Aantoonbaar succes
En die tijd en energie kunnen we minder besteden aan ontwikkelwerk en dat is nu net het leukste aan ons werk. We zijn daarom druk bezig om -zoals we altijd al gedaan hebben- er weer gestructureerde en consistente diensten te maken. Diensten die passen bij wat de klanten nu willen en hoe wij vinden dat het wél werkt.Voor installeren en beheren van computers hebben we bijvoorbeeld Control’em bedacht.Voor geautomatiseerd neerzetten van tenants hebben onze eigen Microsoft 365 standaard ontwikkeld.
Die oplossingen werken, want we kunnen meer doen in minder tijd en het aantal vragen daalt. Door die standaardisatie en automatisering kunnen we dit dan ook weer betaalbaar aanbieden aan juist de wat kleinere organisaties. En dat was nu net de raison d’être van CoDesk.
Duidelijk startpunt voor (nieuwe) medewerkers
Wat we (dus) nog zochten is een fix voor medewerkers van klanten (in het bijzonder dus nieuwe medewerkers) om ze in 1 klap alles te geven wat ze nodig hebben om te werken. Dus dingen als: welke SharePoint sites horen bij mijn functie, wat zijn de logins voor de applicaties die ik moet gebruiken, wat speelt er in mijn organisatie, waar kan ik aankloppen voor ondersteuning etc etc.
We kwamen op het pad van een Nederlandse social intranet oplossing en die bieden we als reseller dan ook aan. Een prachtige oplossing en bewezen goed in bijvoorbeeld ziekenhuizen, GGZ’s en verzorgingstehuizen. Maar wel weer overkill en veel te duur voor de meeste van onze klanten die geen honderden medewerkers hebben.
Toch: het idee van 1 URL waar je alles kan vinden is wel goud en daar zijn we verder mee gegaan. Na wat zoeken en testen kunnen we nu een soort light-versie bieden die voor de meeste van onze klanten al meer dan voldoende biedt. Dit noemen we dan het CoDesk EndUser Portal.
Één adres onthouden is genoeg en werkt overal
Wat we nu voor onze Microsoft 365 klanten maken is een gepersonaliseerd portaal met 1 simpele URL. Meer hoef je (nieuwe) medewerkers dus niet te vertellen. En die URL is ook overal te gebruiken! In elke browser en eigenlijk overal ter wereld.
Maak het medewerkers makkelijk met ons EndUser Portal
Binnen het portaal vinden jouw medewerkers alles wat ze nodig hebben: direct toegang tot alle SharePoint sites waar ze toegang toe hebben, links naar mail, agenda, applicaties, belangrijke sites en andere content. Er is ook een duidelijke plek voor nieuws en events die vanuit de organisatie aangeboden wordt.
Daarnaast blijft het portaal altijd actueel, want elke medewerker vindt zijn /haar laatst gebruikte documenten en sites en alle actuele informatie vanuit de organisatie.
Alle gekoppelde SharePoint sites worden direct meegenomen in de look & feel van het portaal en de navigatie op al die sites word meegenomen. Verdwalen is er niet meer bij.
Met de huisstijl van jouw organisatie
Deze opzet wordt in huisstijl opgeleverd en dat maakt het zeer persoonlijk en herkenbaar. Ook niet onbelangrijk in tijden van behoefte aan cybersecurity: je biedt je medewerkers ‘safe haven’ aan die ze herkennen als legitiem en waar de organisatie controleert wat er aangeboden wordt.
Mocht het nou zijn dat jouw organisatie net niet met de basis uit de voeten kan, dan is verder maatwerk natuurlijk mogelijk.
Slim en eenvoudig beheer
De hele opzet is zo geregeld dat toegang geheel op basis van groepslidmaatschappen werkt. Dus iemand onboarden is kwestie van toevoegen aan de juiste groep en alles gaat verder vanzelf.
Het beheer van het nieuws, de agenda en de links in het portaal is ook eenvoudig. Iemand die een e-mail kan schrijven, een agenda beheren en link kan kopiëren, kan ook de content in het portaal beheren. Daar is al helemaal in voorzien.
En nog betaalbaar ook!
De kosten voor het opzetten van jouw portaal zullen je positief verrassen en je kan heel snel aan de slag. En mocht je er niet uitkomen qua beheer, dan kan je altijd terugvallen op support door onze servicedesk. En dat allemaal voor een minimaal bedrag per maand per gebruiker.
Kan het zo simpel zijn? Ja!
Wat kunnen we voor jou doen?
Haast? Bel 088 1881999
Twijfel? Ook geen probleem
Wat als je nog met veel vragen zit?
Of heb je liever gewoon eerst antwoord op je IT-vragen zonder 'sales'?
Plan dan een gesprek met Ben, onze CTO
Kost je niks, maar levert zeker nuttige
inzichten op.
