De aanname
Een Windows computer met daarop Microsoft Office is voor meer dan 80% van de bedrijven de dagelijkse standaard. Binnen Office en dan met name Office365 zie je steeds meer de integratie met de cloudservices van Microsoft.
De opslag van je documenten in online diensten als OneDrive en SharePoint zit er helemaal ingebakken.
Da’s mooi denken veel mensen. Alles in de cloud = hoef je niks meer aan te doen, back-up en anti-virus zijn gelijk geregeld.
Back-up toch niet geregeld
Maar daar dat is net te simpel. Back-up is namelijk niet standaard geregeld bij Microsoft (of Google, AWS etc). In vrijwel alle gevallen garanderen de bekende cloudleveranciers dat het platform waar jouw toepassing en jouw data staat, volgens opgegeven specificaties blijft draaien. Er wordt echter niet gegarandeerd dat er ook een echte (=betrouwbare) back-up is waar jij eenvoudig bij kan.
Dus gooi jij per ongeluk iets weg en kom je daar te laat achter: weg data! Raakt een dataset corrupt: weg data! En dan heb je ook nog het verschil in soorten back-up en verschil in objecten voor de back-up. Een back-up voor bestanden is anders dan de back-up voor e-mail. En dat is weer heel iets anders dan de back-up voor een database.
Anti-virus is dan wel geregeld?
Net als bij back-up: nee, dat is niet standaard geregeld. Natuurlijk bieden de grote cloudproviders steeds meer handige features om problemen te voorkomen -hun naam staat immers ook op het spel- maar je bent niet klaar met de standaardopties. Lees bijvoorbeeld dit artikel over wat OneDrive wel en niet biedt. Over Google Drive lees je hier hoe het zit met anti-virus.
De opties die de bekende platformen zelf wel al aanbieden zijn vooral fijne upsell-opties, dus daar moet je wat voor doen én betalen.
Alles online…. toch niet helemaal
Gelukkig, alles staat verder wel in cloud dus geen lokale zorgen meer. Nou…. ook hier is het toch niet zo simpel.
Elk document dat je maakt staat (als kopie ook) op je computer. Je e-mail staat (minstens deels) gebufferd op je computer. Dit is lokale data, waar je dus nog iets mee moet qua beveiliging. Want hoe snel valt iets al niet onder de werking van de AVG?!
Dus als jouw laptop in verkeerde handen valt, dan ligt die data dus ‘op straat’. En dat gebeurt echt, zo ging het bijvoorbeeld goed mis hier. En versleutelen van je laptop is ook niet altijd waterdicht. Er altijd weer een slimmerik die daar wat op weet.
Is de de rest dan wel geregeld?
Definieer: de rest. Wat is de rest? Nou, onder andere (de koppelingen met) jouw applicaties, managementinformatie (voor die lastige vragen van je accountant…) en monitoring.
Het zit allemaal niet standaard in wat tegenwoordig als de digitale werkomgeving wordt verkocht. Het is net als de bouwpakketjes van vroeger; een hoop onderdelen en een beschrijving, maar jij moet er wat moois van maken.
Bottomline: voor een échte robuuste werkomgeving moet je toch onderzoek doen, extra opties activeren, configureren, testen én daarna beheren.
Hoe dan wel?
Zoals altijd: een goed begin (en gereedschap) is het halve werk. Begin eerst met het vastleggen van het doel in functionele termen. Wat moet het doen, wat voor informatie moet er uit komen, wie moet het functioneel beheren, wat mag het kosten?
Ga je zonder dat huiswerk direct googlen, dan kom je vaak al snel uit bij een versie van het Zwitserse zakmes dat alles kan. Daar word je dan hebberig van, maar na aanschaf blijkt het dan toch niet lekker te werken. En duur….
Vandaar de kern van dit blog: “Assumption is the mother of all f*ckups”. Dat is goed Nederlands voor: ga er niet vanuit dat ‘in de cloud’ gelijkstaat aan ‘dat zullen ze dan wel goed geregeld hebben’.
Of nog zo’n veronderstelling: dat grotere partijen de beste keuzes maken. Die kiezen voor iets waar de meeste marge en upsell te vinden is, niet waar jij gelukkig van wordt.
Dan is het fijn om zelf een lijstje te hebben met die dingen die voor jou belangrijk zijn. Daarmee kan je geboden opties echt langs die objectieve meetlat leggen die je vooraf had voorbereid. Er zijn namelijk genoeg partijen die je kunnen vertellen hoe je wél veilig in de cloud kan werken. De lakmoesproef voor de keuze van zo’n partij: als ze vertellen dat het simpel én goedkoop is dan zit je verkeerd.
Bij twijfel, vragen stellen
Nu snappen wij wel dat je niet zomaar je kantoorautomatisering ergens anders onderbrengt omdat er mogelijk zaken niet lekker geregeld zijn. Maar als je bent gaan twijfelen: stel vooral je vraag!
We helpen je graag verder in de juiste richting, ook als we dat met jouw huidige leverancier moeten opnemen. Altijd goed om daar mee te sparren. Want we bieden ook diensten voor bijvoorbeeld resellers. En die bieden dan weer diensten aan die wij niet leveren en daar komen leuke samenwerkingen uit voort. Een ‘Win-Win-situatie’ dus.
Het kost je hoogstens een kopje koffie.
Mail naar sales@codesk.nl
Of bel 088 - 188 1999
Wil je liever nog niet met een sales in gesprek maar eerst antwoord op je IT-vragen? Dat kan! Plan dan een gesprek met Ben, onze CTO. Hij heeft alle IT-antwoorden.
