Webportaal

Online  samenwerken in een ‘social intranet’

Intranet, maar dan leuk en handig

De ideale manier om iedereen te betrekken bij de organisatie. Hoe je werkt maakt niet meer uit, of je nou hardcore kantoorheld bent of in de buitendienst zit.

Social Intranet Icon

Hoe hou je iedereen bij de les?

Een uitdaging voor veel organisaties, vooral nu het hybride werken toch wel een standaard is geworden: hoe hou je medewerkers goed geïnformeerd en betrokken?

Nog lastiger: hoe doe je dat als er op steeds meer manieren gewerkt wordt? Op kantoor, thuis, onderweg, op een laptop, tablet en telefoon?

Het antwoord is gelukkig binnen handbereik!

Jouw intranet als een eigen social media oplossing

Het idee is eigenlijk heel simpel: combineer het idee van intranet met de hedendaags social media en doe daar de  functies die standaard binnen organisaties gevraagd worden bij. Dan krijg je: Social Intranet.

Een vaste plaats waar alles samenkomt: communicatie, actuele informatie, toegang tot bedrijfsmiddelen, samenwerking.  Met alle opties om het helemaal naar jouw hand te zetten en zeer intuïtief.  Iedereen die met LinkedIn, Facebook of Instagram overweg kan, kan direct aan de slag.

De belangrijkste features

Overal hetzelfde

Geen spraakverwarring meer, maar iedereen dezelfde interface. Op elk device. Uniform maar toch heel persoonlijk!

Informeren

Een prettige plek om bedrijfsnieuws, FAQ’s,  gepersonaliseerde content en toegang tot applicaties en data direct bij elkaar te brengen.

Delen

Deel informatie met collega’s, teams of de hele organisatie. Maak content, deel nieuwtjes of start direct een chat!

Altijd up-to-date

Accounts worden vanzelf aangemaakt en voor dingen als documentbeheer zijn er standaard opties om zaken actueel te houden.

  • Overal toegankelijk, ook via app
  • Rechten en toegang op afdelings, groeps- en persoonsniveau
  • Uitgebreide mogelijkheden voor maatwerk en integraties
  • En natuurlijk: 100% in Nederland en AVG proof

Wie is wie

Ook standaard:  een ‘smoelenboek‘. Altijd up-to-date en daarmee mis je ook geen dingen meer als verjaardagen of jubilea.

Een warm welkom

Nieuwe medewerkers heet je eenvoudig welkom met de onboarding module, inclusief een digitale rondleiding.

Single Sign On

Geen gedoe met wachtwoorden: alles werkt met maar 1 keer inloggen (ofwel SSO).

Integratie

Via functies als API-koppelingen is (verdere) integratie met andere toepassingen altijd een optie.

Een rijke standaard

Wat je standaard al in het portaal vindt:

      • Eenmalig in- en uitloggen (SSO)
      • Klaar voor gebruik op smartphones en tablet, via web en app
      • Geautomatiseerd accountbeheer door koppelingen met o.a. LDAP en AzureAD
      • Toekenning van rechten via gebruikersprofielen (rollen)
      • Personalisatie per organisatie / groep / locatie / afdeling / medewerker
      • Overzicht van alle medewerkers per organisatie / groep / locatie / afdeling / medewerker
      • Overzicht van beschikbare toepassingen, gefilterd op  organisatie / groep / locatie / afdeling / rol / medewerker
      • Eenvoudig informatie per organisatie / groep / locatie / afdeling / medewerker  publiceren en delen, zoals:
        – Nieuws
        – Evenementen
        – Veel gestelde vragen
        – Storingen en onderhoud
        – Vacatures
      • Zoeken en vinden binnen het portaal (d.m.v. van full text indexing) op basis van geldende autorisaties
      •  Plaatsen van meldingen (voor verhoogde attentie)
      •  Rondleiding binnen het portaal voor nieuwe medewerkers
      • Social media integratie
      • Microsoft Teams integratie
      • Portaal voor externe relaties  (zoals bijvoorbeeld ZZP flexkrachten en vrijwilligers)

Extra modules

Als je nog functionaliteit mist dan zijn er (naast opties voor maatwerk) diverse modules waar je voor kan kiezen:

M.b.v. de CRM module kun je heel eenvoudig vanuit het sociaal intranet informatie over organisaties beheren en met je collega’s of externen delen. Alles dus vanuit één intuïtief en laagdrempelig systeem. Ons doel is niet om te concurreren met allerlei grote CRM-systemen, maar wel om op een laagdrempelig wijze gegevens van organisaties te kunnen beheren en vinden. En dat allemaal met dezelfde interface van het portaal, zodat een medewerker niet weer wat nieuws hoeft te leren!

Mailings kunnen gebruikt worden voor bijv. het versturen van nieuwsbrieven en nieuwsupdates naar gebruikers die minder vaak op het portaal inloggen. Op deze wijze hoeven deze gebruikers geen informatie meer te missen!

Met deze optie kunnen medewerkers snel en zeer overzichtelijk middelen zoals ruimten, parkeerplekken, poolauto’s en apparatuur reserveren. Dus geen losse excellijstjes meer bij het secretariaat of de facilitaire dienst! 

Via deze module kan je nieuwe medewerkers voorzien van specifieke informatie via een voorportaal. Denk aan het vooraf opvragen en uploaden van een VOG,  het alvast aanbieden van informatie om door te nemen of een online presentatie van de a.s. collega’s.

Maar ook vertrekkende medewerkers kan je op de juiste wijze informeren kan over de te nemen stappen bij uitdiensttreding. Denk aan het plannen van een exit-gesprek, het stroomlijnen van het inleveren van bedrijfsmiddelen etc.

Of het nou om een personeelshandboek, handleidingen of eigen protocollen gaat, de medewerkers willen deze snel en zonder gedoe kunnen vinden en bekijken. Daarom biedt portaal de mogelijkheid om naast eigen documenten ook externe protocollen via de centrale zoekfunctie te vinden. Zelfs zonder hiervoor opnieuw in te moeten loggen!

Functie voor het publiceren van trainingen en opleidingen incl. aanmelden en wachtlijst functionaliteiten. Daarnaast kunnen ook behaalde certificaten in het profiel getoond worden.

Als verlengde van het sociaal intranet kunnen wij jouw actuele content via een intern TV-kanaal aan de medewerkers van je organisatie beschikbaar stellen.

Dat kan echt van alles zijn. Zo kan je bijvoorbeeld koppelen met de reserveringenmodule zodat je met een display bij de deur zo kan zien wie die vergaderkamer in gebruik heeft. 

Veel medewerkers vinden de zoekfunctie van een standaard intranet niet goed. Dit komt vaak door verouderde content op het intranet waar niemand voor verantwoordelijk is. De opruimcoach voorkomt dit probleem doordat er eigenaren aan content worden toegewezen en deze ontvangen periodiek een bericht of content nog actueel is of opgeruimd moet worden

Integratie met de rest van de wereld

Via API-koppelingen zijn tegenwoordig alle grotere namen op het gebied van software en bedrijfstoepassingen binnen het portaal te integreren. Dan heeft een medewerker alles in 1 portaal, zonder opnieuw te hoeven inloggen. Dat scheelt tijd én beheer!

Voor o.a. SalesForce, Microsoft365, AFAS, YouForce, TOPdesk, Google, Vilans, Liquit, Inception, ManualMaster, Tangram, Triasweb, Zorgkaart, MSF, FlexService en PRTG zijn er al standaard koppelingen voorhanden.

Meer weten?